Chào cả nhà,
Hôm nay lướt mạng, mình tình cờ đọc được một bài viết trên blog của ezwhy.com mà phải nói là gật gù lia lịa. Nó chạm đúng vào một nỗi đau mà mình tin rất nhiều team marketing đang gặp phải: chúng ta có trong tay hàng tá công cụ xịn sò, từ CRM, automation đến analytics, nhưng công việc thì vẫn rối như tơ vò, deadline dí sát nút và mọi người thì luôn trong trạng thái "cháy".
Bài viết đã cho mình một "aha moment" thật sự. Hóa ra, việc mua thêm công cụ chỉ là một liều thuốc giảm đau tạm thời. Gốc rễ của vấn đề không nằm ở CÔNG NGHỆ, mà nằm ở NỀN TẢNG VẬN HÀNH. Giống như việc bạn không thể xây một tòa nhà chọc trời trên một nền móng yếu vậy.
Mình thấy nội dung này quá giá trị nên quyết định biên tập và chia sẻ lại ngay cho mọi người. Dưới đây là 5 năng lực vận hành then chốt mà bài viết đã chỉ ra, giúp các đội MOps (Marketing Operations) hiệu suất cao thoát khỏi sự hỗn loạn và làm việc một cách thông minh hơn.
Năng lực #1: Nghệ thuật chọn đúng việc để làm (Strategic Prioritization)
Bạn có quen với văn hóa "ai hét to hơn thì được làm trước" không? Yêu cầu "khẩn cấp" từ sếp, ý tưởng "thiên tài" bất chợt từ phòng khác... khiến mọi kế hoạch của team bị đảo lộn. Chúng ta biến thành những người lính cứu hỏa, tối ngày chạy đi dập những đám cháy nhỏ mà bỏ quên các dự án chiến lược dài hạn.
Giải pháp được đề xuất: Hãy để dữ liệu quyết định, thay vì cảm tính. Bài viết giới thiệu hai framework cực kỳ thực tế:
- Ma trận Giá trị vs. Nỗ lực: Một cách trực quan để phân loại công việc thành 4 nhóm: "Ăn ngay" (Giá trị cao, Nỗ lực thấp), "Dự án lớn" (Giá trị cao, Nỗ lực cao), "Việc lặt vặt" (Giá trị thấp, Nỗ lực thấp), và "Cần loại bỏ" (Giá trị thấp, Nỗ lực cao).
- Mô hình RICE (Reach, Impact, Confidence, Effort): Chấm điểm mỗi yêu cầu để có một con số cụ thể. Công thức là
(Tiếp cận * Tác động * Tự tin) / Nỗ lực. Việc này biến cuộc tranh cãi "việc của tôi quan trọng hơn" thành một cuộc thảo luận dựa trên dữ liệu.
Năng lực #2: Xây "lan can" bảo vệ, đừng dựng "tường rào" cản trở (Smart Governance)
Nhiều người nghe đến "quản trị" là nghĩ ngay đến quy trình rườm rà, bóp nghẹt sáng tạo. Nhưng sự thật là, thiếu quản trị còn tệ hơn: chất lượng công việc không đồng nhất, hình ảnh thương hiệu lộn xộn, và tiềm ẩn rủi ro. Bài viết đưa ra một góc nhìn rất hay: quản trị thông minh giống như hệ thống đèn giao thông và biển báo, nó giúp dòng chảy công việc lưu thông nhanh và an toàn hơn, chứ không phải để chặn đường bạn.
Giải pháp được đề xuất: Thay vì kiểm duyệt thủ công từng thứ, hãy tạo ra các "lan can" định hướng:
- Khuôn mẫu & Cẩm nang (Templates & Playbooks): Cung cấp sẵn các mẫu email, landing page, báo cáo... để đảm bảo tính nhất quán và tiết kiệm thời gian.
- Danh sách kiểm tra (Checklists): Giúp mọi người tự kiểm tra và giảm thiểu sai sót trước khi "xuất bản" bất cứ thứ gì.
- Phân cấp phê duyệt: Tự động hóa các công việc rủi ro thấp và chỉ yêu cầu phê duyệt nhiều bước cho những dự án có tầm ảnh hưởng lớn.
Năng lực #3: Quản lý "sức chứa" của team (Capacity Management)
Đây là năng lực giúp team bạn thoát khỏi cái bẫy "làm hài lòng tất cả" để rồi kiệt sức. Khi không hiểu rõ năng lực của team, chúng ta có xu hướng nói "Có" với mọi yêu cầu. Kết quả là chất lượng đi xuống và nhân sự mệt mỏi.
Giải pháp được đề xuất: Minh bạch hóa sự đánh đổi. Thay vì từ chối thẳng thừng, hãy cho người yêu cầu thấy bức tranh toàn cảnh.
Hãy xây dựng các cấp độ dịch vụ (SLAs) và khi có một yêu cầu khẩn cấp, bạn có thể nói: "Ok, team mình có thể xử lý yêu cầu khẩn này. Tuy nhiên, điều đó đồng nghĩa với việc dự án A và B sẽ phải tạm dừng. Anh/chị có đồng ý với sự đánh đổi này không?". Cách tiếp cận này trao lại quyền quyết định cho người yêu cầu và giúp họ hiểu rõ tác động của mong muốn của mình. Nó định vị team MOps như một đối tác chiến lược, chứ không phải một đơn vị chỉ biết răm rắp làm theo.
Năng lực #4: Một "cửa chính" duy nhất cho mọi yêu cầu (Centralized Intake)
Yêu cầu công việc đến từ mọi ngả: email, Slack, một cuộc gọi nhanh, hay thậm chí là một lời nói vu vơ ở hành lang. Tình trạng này là cơn ác mộng cho việc quản lý và theo dõi. Việc bỏ sót công việc là điều khó tránh khỏi.
Giải pháp được đề xuất: Thiết lập một quy tắc vàng: "Nếu yêu cầu không có trên hệ thống, nó không tồn tại." Hãy tạo ra một "cửa vào" duy nhất cho tất cả các yêu cầu, ví dụ như một form trên Asana, Jira, hay Trello. Điều này mang lại lợi ích kép:
- Không bỏ sót: Mọi thứ đều được ghi nhận và tập trung tại một nơi.
- Đầy đủ thông tin: Form yêu cầu buộc người gửi phải cung cấp mọi thông tin cần thiết ngay từ đầu.
- Mỏ vàng dữ liệu: Sau một thời gian, bạn có thể phân tích xem phòng ban nào yêu cầu nhiều nhất, loại việc nào tốn thời gian nhất, từ đó có kế hoạch phân bổ nguồn lực tốt hơn.
Năng lực #5: Tư duy thiết kế quy trình tinh gọn (Lean Process Design)
Chúng ta thường bị cám dỗ bởi việc tạo ra những quy trình "hoàn hảo", bao quát mọi trường hợp. Nhưng chính sự phức tạp đó lại giết chết quy trình. Nếu một quy trình có đến 15 bước, mọi người sẽ tìm cách đi đường tắt, và cuối cùng chẳng ai tuân theo cả.
Giải pháp được đề xuất: Áp dụng quy tắc 80/20. Hãy thiết kế một quy trình đơn giản, mượt mà cho 80% các trường hợp phổ biến nhất. Với 20% các trường hợp ngoại lệ, hãy chấp nhận xử lý linh hoạt. Hãy xem quy trình nội bộ như "hành trình khách hàng". Mỗi bước thừa, mỗi điểm chờ đợi không cần thiết đều là một "điểm ma sát" làm giảm hiệu suất. Mục tiêu là làm cho quy trình trở thành một công cụ hỗ trợ, chứ không phải là gánh nặng.
Lời kết của mình
Đọc xong bài viết này, mình nhận ra 5 năng lực trên không phải là những thứ cao siêu. Nó là sự thay đổi trong tư duy: từ bị động, hỗn loạn sang chủ động, có cấu trúc. Đây chính là bản chất của Marketing Operations - xây dựng một cỗ máy vận hành vững chắc trước khi đổ thêm nhiên liệu (là các công cụ đắt tiền) vào.
Đây không phải là việc sơn lại một ngôi nhà sắp sập để che đi các vết nứt, mà là việc gia cố lại toàn bộ nền móng. Một nền móng vận hành vững chắc sẽ quyết định hiệu suất marketing trong dài hạn.
Team của bạn đang vật lộn với năng lực nào nhất trong 5 điều trên? Hãy cùng chia sẻ và thảo luận ở phần bình luận bên dưới nhé!
---
📌 Nguồn: https://ezwhy.com/5-nang-luc-cot-loi-giup-doi-marketing-van-hanh-mops-but-pha/ – Bài viết gốc từ blog ezwhy.com